REGISTRARSEAnalizamos algunos servicios con los cuales es posible implementar buenos esquemas de trabajo en una organización.
Construir un documento con los aportes de varias personas al tiempo, estar enterado de los cambios de último minuto en un presupuesto o en una proyección, administrar con eficiencia y claridad la agenda de actividades de un grupo de trabajo muy dinámico o centralizar la documentación de un proyecto en el que intervienen diferentes equipos, son algunos ejemplos de cosas que hay que solucionar día tras días en las organizaciones, lo cual puede ser un problema de cabeza si no se tiene la habilidad y los medios para trabajar en red. Sin embargo, también puede convertirse en una oportunidad y una ventaja diferencial para la empresa si comprende los conceptos, medios y procedimientos que pueden ayudar a los equipos de trabajo, aprovechando principalmente las ventajas de los entornos Web.
En la Internet actual existe ya una buena oferta de servicios y plataformas, muchas de ellas gratuitas, que permiten establecer y mantener modelos de trabajo en red bajo el concepto de colaboración entre iguales o groupware. En EurekaVirtual nos dimos a la tarea de observar y comentar algunas de ellas, pues nos parece cada vez más importante que las personas y las organizaciones descubran el potencial y el gran beneficio que pueden obtener con el uso adecuado de estos servicios que permiten mejorar y facilitar la productividad, bajar significativamente los costos, usar mejor el tiempo, colaborar más abiertamente y con más personas, plantear soluciones a problemas de comunicación y flujo de trabajo y volverse más compatibles con los modelos de trabajo propios de las empresas del futuro. En pocas palabras, ser una empresa inteligente. Cabe destacar en especial cómo estas plataformas pueden convertirse en la solución para que empresas nacientes, PyMEs y equipos de trabajo distantes puedan operar con pocos recursos y muy buenos resultados.
Google Docs
Sin duda esta fue la plataforma que inspiró esta nota, y la que más hemos usado en EurekaVirtual. La plataforma de Google Docs permite crear, editar y compartir en línea documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de slides, administrados sencillamente mediante una biblioteca en directorios con nombres y descripciones directorios creados por el usuario. También se pueden importar documentos desde Microsoft Word, Excel, PowerPoint, aplicaciones de la suite Open Office y otros formatos. Puede accederse a la interfaz de GDocs con el mismo usuario y contraseña de GMail, pues Google tiene unificado el registro de usuarios para todos sus servicios.
Además de tener acceso a un robusto procesador de palabra, un gestor de hoja de cálculo y un creador de presentaciones en línea completamente gratuito, la verdadera gracia de esta plataforma es la posibilidad de compartir cualquier documento con otros usuarios de Google Docs a través de invitaciones que se distribuyen por el correo de Gmail. El usuario propietario del documento puede decidir si quiere compartirlo con contactos específicos o si quiere crear un documento público al que puede accederse mediante una URL.
Otra de las notables ventajas de GDocs es su engrane con otros servicios como Google Calendar, Gmail y Google Chat, conformando una solución integral para el trabajo en equipo.
ZohoShare
Zoho Corp. ha desarrollado toda una suite de aplicaciones de oficina y correo electrónico en Zohoshare.com, una plataforma de trabajo en red y documentos compartidos, en la cual, con una filosofía y una interfase parecida a la de Google Docs, el registro gratuito permite crear y compartir documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, para los cuales también dispone de editores en línea.
Si bien GDocs enfatiza en el uso de servicios combinados y soportados en su potente infraestructura a partir del ingreso con la cuenta única de servicios Google, Zoho enfatiza en sus características de portal, en el que de una forma muy amigable los visitantes pueden leer libremente los documentos que se comparten con carácter público, buscar con palabras clave, tener una colección de favoritos y embeber los documentos en blogs o páginas. En el home de Zohoshare pueden verse los documentos destacados, los más recientes y los más leídos, y se pueden realizar búsquedas fácilmente. Las interfases sencillas y un ambiente amable hacen de Zoho una buena opción para compartir documentos. Otra prestación interesante es el plug-in para Microsoft Office, que engrana el trabajo local de la popular suite de oficina con el ambiente de trabajo en línea.
Con la cuenta de usuario Zoho se tiene acceso a servicios de Chat, conferencias, utilidades de planeación, wiki y hasta una aplicación CRM, entre otros servicios. Aunque las opciones y posibilidades de la versión libre ya son bastante potentes, el usuario puede obtener la versión empresarial paga con mejoras y ampliaciones. Una plataforma que bien vale la pena explorar y conocer.
Scribd
La filosofía de la plataforma de scribd.com dista un poco de las anteriores, dado que se centra en la capacidad de que el usuario publique y difunda documentos en formato PDF mostrándolos en línea, permitiendo su descarga o embebiéndolos en una página de otro sitio Web. Sin embargo, las mejoras más recientes permiten que los editores creen páginas en las que pueden poner documentos destacados, comentar y agregar enlaces y pequeñas notas al estilo "microblogging". Al registrarse, el usuario puede elegir que sus documentos se compartan de manera pública o privada.
Esta es una buena opción si lo que requiere una persona o una institución es compartir documentos extensos, brochures, catálogos, informes o documentos impresos que se han digitalizado con escáner o con cámara digital. También es una opción muy poderosa si lo que se quiere es compartir documentos de manera pública. Como ejemplo, el Banco Mundial tiene más de 1.000 documentos de acceso libre y más de 270.000 lecturas en sus documentos publicados para noviembre de 2009. Entre otros aspectos, Scribd es una buena alternativa para el ahorro de papel y el fomento de la cultura de la documentación digital.
Windows Live
La reconocida plataforma en línea de Windows Live, que hereda la marca del sistema operativo de Microsoft, integra servicios de correo electrónico, blogs, redes sociales y publicación de documentos bajo la muy conocida figura de los "spaces", por medio de los cuales es posible saber qué hacen los amigos, manejar el calendario personal, publicar álbumes de fotos, buscar noticias de actualidad, chatear con el Messenger e intercambiar documentos de trabajo, todo con la misma cuenta y en el mismo ambiente. Microsoft vincula aquí dos de sus más grandes marcas: Windows y MSN.
Quizás la diferencia más notoria, por lo menos en los aspectos que nos interesan en esta nota, es que no se impulsa el concepto de los editores en línea, tal vez para preservar el uso de su suite comercial Office, pensada primordialmente como ambiente local.
Aunque puede percibirse que la plataforma de servicios en línea de Windows Live ha sido orientada en gran parte hacia el ámbito personal, el entretenimiento y el contacto con amigos, algunas prestaciones pueden ser bien aprovechadas para el trabajo en red. Y eso justamente nos hace interesarnos más por el hecho de que cada vez más se desdibuja la frontera entre estar en el lugar de trabajo y estar en el espacio personal (lo cual bien puede ser el tema de otra nota). Al fin y al cabo, se trata de personas trabajando en red.
Acrobat.com
La firma Adobe desarrolló una plataforma para convertir y compartir documentos asociada a Acrobat, la aplicación pionera en escritura y lectura del formato Portable Document File (PDF). Aunque la versión profesional de Acrobat funciona bajo licencia comercial, en Acrobat.com los usuarios pueden hacer varias operaciones propias de Acrobat como subir archivos de diferentes formatos, convertirlos en PDFs, publicarlos y compartirlos con los colaboradores que pueden a su vez revisar y comentar los documentos.
La entrada de Acrobat.com ofrece entradas a dos aplicaciones de usuo gratuito: Adobe Buzzword, un procesador de palabra que permite ser compartido y editado por los co-autores en tiempo real, y Adobe ConnectNow que permite hacer reuniones virtuales y compartir la pantalla del equipo a los asistentes. También permite ingresar a las interfases de creación de PDFs (que habilita a los usuarios para importar y convertir documentos de otros formatos y agregarlos en la colección de documentos compartidos), a la opción de compartir documentos y a un gestor de archivos donde se pueden gestionar los documentos existentes.
Con esta escueta revisión no tenemos el propósito de juzgar cuál es mejor, pues todas son opciones interesantes. Sólo queremos ayudar a que más personas sepan que tienen un entorno lleno de posibilidades para trabajar de la mano con otras personas. Le apostamos a la importancia de que hoy las organizaciones de todos los niveles integren provechosamente el uso de estas utilidades a su cultura organizacional. Mirando el contexto actual y la visión del futuro próximo es fácil deducir que una empresa ha de tener estas habilidades si quiere vivir en un entorno en el cual las relaciones globales, el trabajo en tiempo real con aliados y colaboradores, la necesidad de la búsqueda constante de innovación y las respuestas ágiles a los mercados cambiantes son algunos de los factores que deben hacer parte de su conocimiento y de su vida diaria.
Para poder sacar provecho de muchas de estas plataformas no es necesario pagar licencias, desarrollo ni alojamiento. Sólo es necesario que las personas se capaciten, que comprendan el modo de trabajo bajo el concepto de colaboración y se familiaricen con sus procedimientos y sus implicaciones, que a veces rompen esquemas mentales de trabajo que creíamos elementales, como por ejemplo el hecho de pensar que los documentos producidos por un trabajador han de guardarse en un equipo y que han de estar siempre dentro de la empresa, o el hecho de que un documento no pueda ser intervenido por varias personas a la vez. Fijémonos cómo el problema de un trabajador pasa de ser el hecho de saber manejar un procesador de palabra a a saber cómo usarlo al tiempo con otros, cuáles son las formas de distinguir los cambios que hace un usuario de otro, en qué momentos es bueno realizar modificaciones o diferenciar entre un documento de colaboración cerrada (con un número restringido de usuarios) a uno de colaboración pública, por ejemplo.
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